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如何辦理公文

職場高手 時間:2023-09-23 16:28:01 收藏 WORD下載

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辦理公文,是辦公室文秘工作者最基礎的一項工作,簡單來說就是對收到的文件進行分析研判后,進行概述并有針對性的提出工作意見建議呈請領導審定。這里,結合個人日常的工作談談自己的做法。 

首先,對來文進行分析研判。 

第一,分析研判這個文件能不能辦。 

收到文件后,要迅速瀏覽一遍,重點看標題、格式。看這個文件是否屬于本部門或本科室辦理的文件。因為一些工作職能交叉或是工作性質相似,會有上級分辦人員將文件分錯的情況,發現后要及時回退給分辦員,不要將文件壓在自己手上從而影響到公文的正常流轉。 

屬于本科室辦理的文件要對文件的格式進行審核。格式中容易出現的問題有:用普通便箋報報告請示,或者是直接給領導個人寫報告請示,正文文字行間距不一致,序號錯漏,使用不規范的字體等等,這些問題一旦發現就必須退回重報。另外文件的發文時間也要重點關注,一般情況下發文時間(文件中最后的落款時間)和收文時間(具體承辦業務人員收到此文件的時間)不應超過3天。 

請示類文件要看一下是否存在一文多請的問題、請示事項的合法合理性問題,報告類文件要看一下是否存在夾帶請示事項(包括工作建議)的問題。另外要重點查看一下正文中是否存在表述不規范、錯別字等問題。存在這些問題的也要將文件回退。 

第二,要分析研判這個文件要怎么辦。 

涉密文件一律要按照涉密文件的規范程序辦理;要根據文件的緊急程度來明確辦理的速度和跟進的程度。 

工作報告、信息、知悉性的通知等材料,明確閱知范圍以閱件辦理。其他的文件就需要我們提出具體的擬辦意見。 

現在,講講怎么提擬辦意見。 

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