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公文的修改，是公文撰寫過(guò)程中必不可少的重要一環(huán)。因此，在撰寫過(guò)程中，隨時(shí)注意修改自己所寫的公文，是寫好公文的重要條件之一。
一篇公文的撰寫過(guò)程，大體可分為三個(gè)階段，即準(zhǔn)備階段、寫作階段和修改階段。一般所說(shuō)的修改，是指在公文初稿寫成以后的修改，即公文寫作過(guò)程中的最后階段——修改階段。但實(shí)際上，修改工作是貫穿在公文寫作的全過(guò)程之中的。撰寫一篇公文，從接受任務(wù)到立意構(gòu)思，從謀篇布局到初稿寫成，往往需要反復(fù)推敲、反復(fù)琢磨，有時(shí)還需要反復(fù)進(jìn)行討論和研究。這些雖然屬于寫作前的準(zhǔn)備階段，但都帶有修改的性質(zhì)。而當(dāng)提筆撰寫時(shí)，一般也都是邊寫邊改。因此，我們也可以說(shuō)，公文是改出來(lái)的。公文的撰寫過(guò)程，也就是一個(gè)不斷修改的過(guò)程。公文只有經(jīng)過(guò)修改以后，才能更好地反映領(lǐng)導(dǎo)意圖和客觀實(shí)際。因?yàn)楣膶懽魍乃囎髌坊蚱渌恼虏煌皇亲髡呦雽懯裁淳蛯懯裁矗膊皇窍朐鯓訉懢驮鯓訉憽９模皇亲髡邆€(gè)人創(chuàng)作的作品，也不是自己的研究成果，而是完成領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人交辦的撰寫任務(wù)。因此，初稿完成之后，必須征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的意見(jiàn)，有的還要經(jīng)過(guò)集體討論，才能最后定稿。因此，這道修改的工序，是不能缺少的。
公文又是指導(dǎo)性、法規(guī)性和實(shí)用性很強(qiáng)的一種文體，它要求表述準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)密，行文流暢，而這些，也只有經(jīng)過(guò)反復(fù)修改才能達(dá)到。文不厭改，公文是改出來(lái)的。不經(jīng)修改的公文是沒(méi)有的。同時(shí)，撰稿人員，也只有不斷修改，才能不斷提高公文寫作水平和思想政策水平，才能逐步提高觀察問(wèn)題、分析問(wèn)題的能力。
公文修改的內(nèi)容，小到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，大到主題思想，都屬于修改的范圍。主要有以下幾個(gè)方面：
第一，修改主題。主題是公文的靈魂和統(tǒng)帥，也是一篇公文的中心思想之所在。因此，修改公文，首先要考慮主題的修改。看看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘的是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會(huì)有所依據(jù)。主題的變動(dòng)和修改，一般有兩種情況，一個(gè)是變動(dòng)主題，一個(gè)是深化主題。
所謂變動(dòng)主題，主要是指對(duì)原來(lái)不夠確切或不夠突出的主題所做的較大的修改，或者原來(lái)的主題根本不符合要求，需要推倒重來(lái)，重新確立新的主題。這種情況在起草大的工作報(bào)告或者工作總結(jié)時(shí)，由于撰稿人員的政治思想水平的限制，起草的文稿站得不高，看得不遠(yuǎn)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)討論后，需要做較大的修改，或者推倒重來(lái)是常有的事。有時(shí)甚至反復(fù)幾遍，也是屢見(jiàn)不鮮的。
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