摘要：好筆桿子網(wǎng)小編為你整理了多篇相關(guān)的《四種方法提高公文收發(fā)效率》，但愿對(duì)你工作學(xué)習(xí)有幫助，當(dāng)然你在好筆桿子網(wǎng)還可以找到更多《四種方法提高公文收發(fā)效率》。
公文收發(fā)是秘書日常工作之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書工作中必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。在為領(lǐng)導(dǎo)提供日常的傳收公文服務(wù)中，要以“先重要后一般”為基本原則實(shí)施公文排序。
第一，先“急件”后“平件”。一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)每天都會(huì)在相對(duì)集中的一段時(shí)間批閱文件，領(lǐng)導(dǎo)在批件過(guò)程中可能會(huì)被電話、會(huì)見、會(huì)議所打斷，把“急件’放置在最上方，可以較好地提示領(lǐng)導(dǎo)，使得急件及時(shí)得到處理。
“急件''主要包括：某階段重點(diǎn)工作有關(guān)的文件，上級(jí)有關(guān)部門臨時(shí)召開的緊急會(huì)議通知是，離文件所述活動(dòng)或工作的開始時(shí)間臨近的也是“急件”。對(duì)于這一類公文，秘書應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間送呈領(lǐng)導(dǎo)。對(duì)于特別緊急的文件，要做到即收即送。
第二，先“閱示件”后“閱知件”。文件按照呈送領(lǐng)導(dǎo)的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對(duì)而言，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于“閱示件”需要花費(fèi)更多的時(shí)間或精力來(lái)了解事件的前因后果、來(lái)龍去脈，以便作出批示，應(yīng)讓領(lǐng)導(dǎo)首先批閱這類“閱示件”。對(duì)于“閱知件”，如工作簡(jiǎn)報(bào)、工作通報(bào)等，領(lǐng)導(dǎo)只是知曉這一情況即可，一般無(wú)需作出決策或指示，這類公文可放在相對(duì)靠后的位置。
第三，先“熱點(diǎn)件”后“一般件”。每個(gè)單位在不同時(shí)期都有不同的工作重點(diǎn)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)在某一時(shí)期更多地關(guān)注有關(guān)文件，這類文件的排序應(yīng)當(dāng)靠前。當(dāng)然，“熱點(diǎn)”都有一定的時(shí)效性，有些事件在某一時(shí)間段是“熱點(diǎn)”，在別的時(shí)間段就不一定是“熱點(diǎn)”了，這就要求秘書要隨時(shí)關(guān)注本行業(yè)、本領(lǐng)域的工作紅點(diǎn)，對(duì)本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領(lǐng)域要了然于胸。
第四，先“分管件”后“相關(guān)件”。這一點(diǎn)對(duì)于副職領(lǐng)導(dǎo)秘書尤其適用。一個(gè)單位的副職領(lǐng)導(dǎo)都在明確分工的基礎(chǔ)上分管有關(guān)工作。一般說(shuō)來(lái)，他們更多地關(guān)注各自分管領(lǐng)域的工作，對(duì)于有關(guān)的文件也應(yīng)當(dāng)作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對(duì)靠前的位置。而對(duì)于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對(duì)而言就不如前一類“分管”那么重要，只需要領(lǐng)導(dǎo)閱知掌握即可。
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