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語言是人們交流思想、進行社會活動的工具。各級機關履行自己的職責都離不開語言，可以說，語言貫穿于機關工作的全過程。比如布置工作，交流經驗，總結講評，宣傳動員，組織演練，開展活動等，都離不開語言。機關的干部只有具備良好的語言能力，才能對下屬有強大的號召力、影響力和凝聚力。要想寫出一篇出色的講話稿，就應該在語言能力上達到以下要求：
一是言之有理。就是不僅要遇事“講道理”，而且所講的話要“有道理”，努力使各種場合的講話有思想性、科學性、針對性、啟發性。防止不著邊際，不得要領，讓人聽了感到沒有多少道理，從而喪失說服力。這“理”是什么呢？是法律法規所規定的硬道理，是公道自在人心的軟道理，是立足為人民群眾辦實事的大道理，是符合事物動態發展規律的新道理。這里我們習慣把領導的指示當道理，這在文章中是很要不得的。這個“理”要出自有“據”，也就是事實依據，用數據說話，這樣的“理”才能讓人信服。最后是“言之有情”，大家不要以為機關公文都是干巴巴的，冷冰冰的，好的文章總是有血有肉有情的、聲情并茂的、打動人心的。
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