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禮儀是人們在長期的社會交往過程中逐漸形成的，以建立和協(xié)調(diào)人際關(guān)系為目的，為人們所共同認(rèn)同和遵守的行為規(guī)范和準(zhǔn)則。秘書人員由于其崗位的特殊性，不僅要講究個人禮儀修養(yǎng)，還必須學(xué)會各種專業(yè)禮儀技能。一個人的形象是由兩個部分組成的，穿衣打扮和言談舉止。兩者相輔相成才能達(dá)到形象禮儀的最高境界。每天清洗臉部和口腔，保持頭發(fā)、手指、服裝、鞋襪的整潔這是對于秘書人員而言必須的要求。秘書人員在工作場合也可以適當(dāng)?shù)鼗c(diǎn)淡妝，既能增加面部色彩，也是尊重他人的需要。另外，還要根據(jù)自己的身材特征、年齡及各種工作生活環(huán)境選擇符合自己身份的服裝和配飾。“站如松，坐如鐘，走如風(fēng)，臥如弓”，這是我們對儀態(tài)的傳統(tǒng)要求，正確的坐立行走姿勢會給人舒展大方、精力充沛的印象。站的時候一定要站直，兩腳跟相靠，腳尖分開45度到60度，腰背挺直，雙目向前平視，面帶微笑。坐的時候要坐的端正，要輕柔，不能歪歪扭扭，更不能翹二郎腿。走的時候要輕松，要有韻律感，不要彎腰駝背、拖拖拉拉，也不要風(fēng)風(fēng)火火、橫沖直撞。語言是人們交流的工具，用文明語言的目的是通過傳遞尊重、友善、平等的信息，給人以美的享受。在日常的秘書工作過程中，無論是接待工作或是日常辦公工作，都要使用文明用語，如“您好”、“請問”‘“勞駕”、“謝謝”等，不能說臟話，也不能說大話、假話、廢話。另外，秘書人員在工作過程中還要學(xué)會用微笑來對待周圍的每個人和每件事，遇到問題的時候不能總先考慮自己的利益，要把單位的利益、他人的利益放在前面，這樣才能化解各種矛盾，融洽各方關(guān)系。一直以來人們對秘書都存在著誤解，認(rèn)為秘書只是個花瓶。如果秘書人員能夠不斷地增長自己各方面的知識，養(yǎng)成優(yōu)雅談吐和禮貌用語的習(xí)慣，就能提升秘書的個人魅力，改正人們的看法。辦公禮儀是指秘書人員在工作期間和辦公場所應(yīng)該遵守的禮儀規(guī)范，包括辦公環(huán)境禮儀、辦公場所人際關(guān)系禮儀和辦公設(shè)備使用禮儀等。辦公室是一個單位、部門給人的第一印象，它直接反映了秘書人員的個人形象和單位的形象。秘書人員在進(jìn)行辦公環(huán)境布置的時候，要考慮到應(yīng)如何整齊有序地擺放電腦、打印機(jī)、文件、書籍、文具等辦公用品。同時還要養(yǎng)成定期整理辦公資料，打掃辦公室衛(wèi)生的習(xí)慣。秘書人員還可以根據(jù)辦公環(huán)境，適當(dāng)放置一些鮮花、綠色植物和裝飾畫，提升辦公室的鮮明度。總而言之，對于辦公環(huán)境禮儀的要求就是要干凈、整潔。辦公場所人際關(guān)系禮儀是指秘書人員在辦公場所同上級、同事相處時所應(yīng)遵循的禮儀規(guī)范。秘書人員對領(lǐng)導(dǎo)、對事業(yè)忠心，有責(zé)任心，這是作為秘書必然的要求。按時、準(zhǔn)確地完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項工作，注意自己的身份，遇到問題先請示，不擅自作主張，這些都是秘書與領(lǐng)導(dǎo)相處時要注意的問題。在與同事相處的時候，應(yīng)該用平常心對待，不能把自己看得比別人高人一等，同事遇到困難的時候要在力所能及的情況下主動幫忙，不與同事爭功、搶功，不在辦公室散播同事的謠言，不議論同事的是非。與同事關(guān)系相處時還要注意的一點(diǎn)，就是不占用辦公設(shè)備為己所用，比如不長時間地占用辦公室電話私人聊天，不用辦公室設(shè)備打印、復(fù)印私人資料等。與同事出現(xiàn)矛盾時，不能推卸責(zé)任，不要大吵大嚷，而要心平氣和地協(xié)商解決，這樣才能融洽同事之間的關(guān)系，從而創(chuàng)造和諧的辦公環(huán)境。秘書工作分為辦文和辦事，其中辦事又是秘書工作的重中之重。辦事主要包括了會議管理和日常接待。會議禮儀指的是在會議籌備、召開、主持、進(jìn)行和會后整個過程中所應(yīng)遵循的基本的禮儀規(guī)范。簡單來講，會議召開之前明確會議主題，根據(jù)會議主題再確定邀請會議人員、會議地點(diǎn)、會場的布置、會議日程的安排，這是會議禮儀首先要明確的。在會議進(jìn)行的過程中，做好各項服務(wù)工作，為會議參加者提供各種便利，這是秘書人員會議禮儀的第二點(diǎn)要求。在會議結(jié)束之后，清理會場，整理保存會議資料，對該次會議各方面做好總結(jié)，是會議禮儀的最后要求。秘書的會務(wù)禮儀必須經(jīng)歷這三個程序的操作。日常接待禮儀是秘書工作實(shí)務(wù)中的基本禮儀規(guī)范。接待工作要求遵守平等待人、熱情周到的原則，這也是接待禮儀的基本原則。秘書人員在對待有約或未約、團(tuán)體或個人各種客人時，都要熱情地詢問對方的情況，及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，作出如何接待的決定。秘書人員在接待過程中要注意的是，對于上司無法接待的客人，一定要征求上司的授權(quán)接待的范圍，不能擅自給出承諾，做出超越秘書范圍的行為。無論是哪種客人，秘書人員在接待完成之后都要起身送別，再根據(jù)客人的身份，決定是否送至電梯或大門。秘書工作紛繁復(fù)雜，但是無論多么繁雜，秘書人員都要注意禮儀問題，從各個方面規(guī)范自己的禮儀行為，塑造個人形象，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，從小事做起，從我做起，為建設(shè)和諧社會做出努力。
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